Ce que vous pouvez faire payer au locataire
Les charges locatives sont les dépenses de l'immeuble et du logement que le locataire rembourse au bailleur, en plus du loyer, parce qu'il en profite. La loi du 6 juillet 1989 renvoie à une liste, celle du décret du 26 août 1987, et cette liste est limitative : ce qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur, même si le bail dit le contraire. Le décret range les charges récupérables en huit familles.
- L'ascenseur : l'électricité, l'entretien courant, les menues réparations et les visites périodiques. Pas la mise aux normes ni le remplacement.
- L'eau et le chauffage collectif : l'eau froide et l'eau chaude des logements et des communs, le combustible, l'exploitation et l'entretien courant de la chaufferie, les compteurs.
- Les installations individuelles quand c'est le bailleur qui les entretient : l'entretien du chauffage et de la production d'eau chaude, les menues réparations.
- Les parties communes intérieures : l'électricité, les produits d'entretien, le ménage, les ampoules, l'entretien des tapis et des interphones.
- Les espaces extérieurs : les voies de circulation, les aires de stationnement, les espaces verts, les aires de jeux, l'éclairage.
- Le gardien ou l'employé d'immeuble : sa rémunération et ses charges sociales, à 75 % s'il fait le ménage des communs et sort les poubelles, à 40 % s'il ne fait que l'un des deux, à rien sinon.
- L'hygiène : la désinsectisation, la dératisation, les sacs et les produits, l'entretien des vide-ordures.
- Les taxes : la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, la redevance d'assainissement.
Ce qui ne se récupère jamais
Le relevé du syndic mélange tout, et c'est là que la plupart des régularisations sont fausses. Sur un relevé de copropriété, la colonne qui compte est celle des charges récupérables ; le syndic la calcule, et elle est plus petite que le total. Restent à votre charge, sans exception :
- l'assurance de l'immeuble et votre assurance de propriétaire non occupant ;
- les honoraires du syndic, les frais de tenue de l'assemblée, les frais de gestion et de recouvrement ;
- les gros travaux, le ravalement, la réfection de la toiture, le remplacement d'un équipement vétuste (chaudière, ascenseur, digicode) ;
- la taxe foncière, hors la ligne d'enlèvement des ordures ménagères ;
- les frais de procédure de la copropriété et les impayés des autres copropriétaires.
La méthode, en quatre nombres
La régularisation compare deux sommes : ce que le locataire aurait dû payer au vu des charges réelles, et ce qu'il a versé en provisions. Pour la première, il faut la part du logement dans chaque poste, puis la part du locataire dans l'année.
La part du logement
Si votre relevé donne déjà les montants par lot, vous les prenez tels quels. S'il donne les montants de l'immeuble, vous appliquez la quote-part du lot, écrite sur votre appel de fonds ou calculée à partir des tantièmes (les tantièmes du lot divisés par le total des tantièmes). Les compteurs individuels d'eau ou de chauffage remplacent la quote-part pour le poste concerné.
La part du locataire
Un locataire présent toute l'année paie tout. Un locataire entré le 1er mars paie 306 jours sur 365, poste par poste. Pour l'eau et le chauffage avec compteur, le relevé d'entrée et le relevé de sortie sont plus justes que le prorata, et c'est eux qui font foi si le locataire conteste.
Le solde
Les provisions versées sont la provision mensuelle multipliée par le nombre de mois appelés. Charges dues moins provisions : un résultat positif est un rappel que le locataire vous doit, un résultat négatif est un trop-perçu que vous lui rendez. Dans les deux cas, le décompte part.
Outil, sans compteLe décompte de l'année, calculé, et la lettre au locataireSaisissez le relevé poste par poste, la quote-part, les provisions et les dates d'entrée ou de sortie dans l'année : l'outil garde ce qui est récupérable, calcule le solde et écrit le décompte à votre nom.Faire le décompteLe décompte : un mois avant, et les pièces pendant six mois
La loi impose une forme. Un mois avant la régularisation, le bailleur envoie au locataire un décompte par nature de charges (l'eau, le chauffage, l'ascenseur, l'entretien, la taxe), avec le mode de répartition entre les logements quand les montants viennent de l'immeuble, et le total des provisions versées. Puis, pendant six mois, il tient à sa disposition les pièces qui justifient chaque poste : le relevé de charges de la copropriété, les factures, l'avis de taxe foncière pour la ligne d'ordures ménagères.
Un rappel de charges envoyé sans ce décompte est contestable, et il l'est souvent : le locataire demande les pièces, le bailleur ne les a pas sous la main, et la régularisation traîne jusqu'à la prescription. Le décompte n'a pas besoin d'être en recommandé, mais gardez la preuve de son envoi : un email avec le document en pièce jointe suffit.
Les délais : trois ans, et le paiement par douzièmes
Le rappel de charges se réclame dans les trois ans à compter du jour où le bailleur a pu connaître le montant réel des charges, en pratique la date de l'arrêté des comptes de la copropriété. Passé ce délai, le rappel est perdu. Le locataire a le même délai pour réclamer un trop-perçu ou contester une régularisation.
Quand la régularisation arrive après le 31 décembre de l'année qui suit celle des charges, le locataire peut demander à payer le rappel par douzièmes, sur douze mois, et le bailleur ne peut pas le lui refuser. Sur une régularisation faite dans les temps, le rappel est dû en une fois, un mois après l'envoi du décompte. Le bailleur reste libre d'accorder un échéancier plus long.
La provision de l'année suivante
La loi demande une provision justifiée par les charges de l'année précédente et le budget prévisionnel de la copropriété. La régularisation est donc aussi le moment de régler la provision : les charges récupérables de l'année divisées par douze donnent la provision mensuelle d'un locataire présent toute l'année. Un rappel important chaque année est le signe d'une provision trop basse, et le locataire est en droit de la contester. Un trop-perçu chaque année immobilise son argent pour rien.
La provision n'est pas le loyer : elle se modifie sans clause de révision, par un courrier qui explique le nouveau montant à partir du décompte. En colocation et en meublé, le bail peut prévoir un forfait de charges à la place de la provision. Le forfait ne se régularise pas, dans un sens comme dans l'autre, et il ne peut pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles.
Dans l'ordre, chaque année
- 1Récupérez le relevé de charges de l'année
Le relevé de la copropriété avec sa colonne « récupérable », vos factures d'entretien, l'avis de taxe foncière pour la ligne d'ordures ménagères.
- 2Triez poste par poste
Ce qui est dans la liste du décret entre au décompte. L'assurance, le syndic, les travaux et la taxe foncière restent chez vous.
- 3Calculez la part du logement, puis celle du locataire
La quote-part ou le compteur pour le logement, les jours de présence pour le locataire. L'outil ci-dessus fait les deux.
- 4Envoyez le décompte un mois avant
Par nature de charges, avec le mode de répartition et le total des provisions. Gardez la preuve de l'envoi et les pièces à portée de main pendant six mois.
- 5Réglez le solde, et la provision suivante
Le rappel sur l'avis d'échéance suivant ou par virement, le trop-perçu rendu. Puis la nouvelle provision, expliquée à partir du décompte.