Régularisation des charges :
le décompte et la lettre
Vous avez le relevé de charges de l'année ? Cet outil garde ce qui est récupérable, calcule la part du locataire au prorata de ses jours, la compare à ses provisions, et écrit le décompte à lui envoyer.
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- Charges récupérables
- 0,00 €
- Provisions versées
- - 0,00 €
- Solde
- 0,00 €
L'assurance de l'immeuble et l'assurance propriétaire non occupant. Les honoraires du syndic et les frais de gestion. Les gros travaux, le ravalement, le remplacement d'un équipement vétuste. La taxe foncière (sauf la ligne d'ordures ménagères). Les frais de procédure et les impayés d'autres copropriétaires. Le relevé du syndic mélange tout : seule la colonne « récupérable » compte.
Décret n° 87-713 du 26 août 1987, liste limitative
Un rappel de charges se réclame dans les trois ans à compter du jour où le bailleur a pu connaître le montant réel. Passé ce délai, il est perdu. Le locataire a le même délai pour réclamer un trop-perçu ou les justificatifs.
Article 7-1 de la loi n° 89-462
L'année et le logement
Les charges récupérables de l'année
Les provisions
Ce que le locataire paie, et ce qu'il ne paie pas
La loi ne laisse pas le bailleur choisir. Les charges récupérables sont celles de la liste du décret du 26 août 1987, et aucune autre : l'eau, le chauffage collectif, l'ascenseur, l'entretien des parties communes et des espaces verts, le gardien pour une part, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Le relevé du syndic mélange ces postes avec l'assurance de l'immeuble, ses honoraires et les travaux, qui restent à votre charge. La première étape de la régularisation est donc de trier le relevé, poste par poste.
Le décompte, un mois avant
Le décompte est envoyé au locataire un mois avant la régularisation. Il donne le détail par nature de charges, le mode de répartition entre les logements quand les montants viennent de l'immeuble, et le total des provisions versées. Les pièces qui le justifient (relevés, factures, avis de taxe) restent à sa disposition pendant six mois. Un rappel envoyé sans décompte est contestable, et il l'est souvent.
Le prorata, et les compteurs
Un locataire entré en mars ne paie pas l'eau de janvier. Chaque poste est ramené à ses jours de présence dans l'année. Quand le logement a un compteur individuel d'eau ou de chauffage, le relevé d'entrée et le relevé de sortie remplacent le prorata : ils sont plus justes, et c'est eux qui font foi en cas de désaccord.
Les questions qui reviennent
Quelles charges peut-on faire payer au locataire ?+
Seulement celles de la liste du décret du 26 août 1987 : l'eau, le chauffage collectif, l'ascenseur, l'entretien des parties communes et des espaces verts, le gardien (à 75 % ou 40 %), la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, la désinsectisation. L'assurance de l'immeuble, les honoraires du syndic, les gros travaux et la taxe foncière ne sont jamais récupérables.
Comment se calcule la régularisation ?+
On additionne les charges récupérables réelles de l'année pour le logement, au prorata des jours d'occupation si le locataire n'a pas été là toute l'année, et on soustrait les provisions qu'il a versées. Un solde positif est un rappel que le locataire doit. Un solde négatif est un trop-perçu que le bailleur rend.
Que doit contenir le décompte envoyé au locataire ?+
Le détail par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur, entretien, taxe), le mode de répartition entre les logements quand les montants viennent de l'immeuble (la quote-part), et le total des provisions versées. Il est envoyé un mois avant la régularisation. Les pièces (relevés du syndic, factures, avis de taxe) restent à disposition du locataire pendant six mois.
Pendant combien de temps peut-on réclamer un rappel de charges ?+
Trois ans à compter du jour où le bailleur a pu connaître le montant réel des charges, en général la date de l'arrêté des comptes de la copropriété. Un rappel plus ancien est perdu. Le locataire a le même délai pour réclamer un trop-perçu.
Le locataire peut-il refuser de payer un gros rappel ?+
Il peut demander les justificatifs, et il faut les lui donner. Si la régularisation arrive après le 31 décembre de l'année qui suit celle des charges, il peut exiger de payer par douzièmes sur douze mois. Sinon, le rappel est dû en une fois, un mois après l'envoi du décompte.
En colocation, comment répartir les charges ?+
Avec un bail unique, le décompte est établi pour le logement et les colocataires se répartissent le solde entre eux. Avec des baux séparés par chambre, chaque bail a sa provision et sa part des charges du logement, en général au prorata des chambres ou selon la clé écrite au bail. Le forfait de charges, possible en meublé et en colocation, ne se régularise pas.
Les textes qui s'appliquent
- §Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (charges récupérables, provisions, régularisation annuelle, décompte un mois avant, pièces à disposition six mois, paiement par douzièmes)
- §Décret n° 87-713 du 26 août 1987 (la liste limitative des charges récupérables)
- §Article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (prescription de trois ans)
- §Article 23-1 de la loi n° 89-462 (forfait de charges en meublé et en colocation, sans régularisation)
Sources vérifiées le 21 septembre 2026. Cette page donne de l'information, pas une consultation juridique. Votre contrat prime sur les valeurs par défaut, et un cas particulier se traite avec un professionnel.
Le décompte préparé à partir des charges que vous avez déjà saisies
Okey Dokey garde chaque charge de l'immeuble avec sa nature et sa part récupérable. À la date que vous choisissez, le décompte de chaque locataire est calculé sur ses jours de présence et ses provisions, et le courrier est envoyé depuis sa fiche. La provision de l'année suivante est proposée à partir du résultat.
1 mois offert, sans carte bancaire. Ensuite 14,90 €/mois, sans engagement.