Comment reprendre la gestion de son bien après une agence ?

Ce que l'agence doit vous rendre

Une agence qui gère votre bien est votre mandataire. À la fin du mandat, le code civil lui impose de rendre compte de sa gestion et de vous remettre tout ce qu'elle a reçu pour vous. Ce n'est pas un service qu'elle vous rend, c'est une obligation, et elle vaut même si vous partez fâchés. Demandez la liste par écrit avant la fin du mandat, pour que rien ne manque le jour où vous devez agir seul.

• Le bail signé et ses annexes : la notice d'information, le règlement de copropriété s'il y en a un, l'inventaire du mobilier en meublé, la grille de vétusté, les avenants.
• L'état des lieux d'entrée, l'original signé, avec ses photos. Sans lui, vous ne pouvez rien retenir sur le dépôt de garantie à la sortie.
• Le dossier du locataire et de sa caution : les pièces d'identité, les justificatifs de ressources, l'acte de cautionnement. C'est ce qu'il faudra pour appeler la caution ou saisir un juge.
• Les diagnostics : DPE, électricité, gaz, plomb, amiante, risques, avec leurs dates de validité.
• L'historique des paiements : les quittances émises, les relances, les régularisations de charges faites, l'état des provisions.
• Les clés que l'agence détient, en nombre, contre décharge.
• Les travaux : les factures, les garanties, les contrats d'entretien (chaudière, ascenseur) et leurs échéances.

L'argent : les loyers, le dépôt, les comptes

Le compte rendu de gestion final est le document qui clôt le mandat. Il liste ce que l'agence a encaissé, ce qu'elle a payé (ses honoraires, des travaux, des charges), et ce qu'elle vous doit. Deux sommes s'y trouvent presque toujours.

Les loyers encaissés

Le dernier mois de mandat, l'agence encaisse le loyer et le reverse avec le compte rendu, honoraires déduits. Vérifiez la date de fin du mandat contre celle du dernier loyer encaissé : un mois de plus facturé en honoraires est fréquent, et il se conteste par écrit.

Le dépôt de garantie

Si l'agence a encaissé le dépôt à la signature du bail, il est chez elle, et il vous est transféré à la fin du mandat. Vérifiez le montant contre le bail. C'est vous qui le rendrez au locataire à sa sortie, dans le délai légal d'un ou deux mois, et le locataire n'a pas à savoir chez qui il a dormi entre-temps. Gardez la trace du virement de l'agence : le jour de la restitution, elle sera votre preuve.

Le courrier au locataire, avant la prochaine échéance

Le locataire paie l'agence depuis des années, par virement permanent. S'il n'est pas prévenu, le prochain loyer part chez elle, et il n'a rien fait de mal. Écrivez-lui avant la première échéance que vous encaissez, par courrier ou par email avec accusé de lecture, avec trois informations : la date à partir de laquelle vous gérez le bail vous-même, le compte à créditer (votre RIB), et votre adresse pour les courriers. Le bail mentionne le nom et l'adresse du bailleur ou de son mandataire, et ce changement doit lui être notifié.

Profitez du courrier pour dire ce qui ne change pas : le loyer, les charges, la date de révision, l'échéance du bail, le dépôt de garantie. Un locataire qui reçoit une lettre « votre bailleur reprend la gestion » s'inquiète d'abord pour son loyer ; la lettre qui répond avant la question passe mieux. Si l'aide au logement est versée à l'agence, c'est à vous de signaler le changement de destinataire à la caisse, avec votre RIB.

Les trois trous que la reprise laisse derrière elle

L'assurance loyers impayés

La garantie loyers impayés que l'agence a souscrite est presque toujours liée au mandat : elle s'arrête avec lui. Relisez le contrat avant la fin du mandat. Si vous voulez rester couvert, vous souscrivez une garantie en votre nom, ce qui suppose que le locataire en place remplisse les conditions de l'assureur, ou vous attendez le prochain locataire pour une garantie Visale. Un bailleur qui découvre le trou au premier impayé n'a plus de recours.

La régularisation des charges en cours

L'agence a appelé des provisions toute l'année ; la régularisation vous revient. Demandez-lui le décompte des provisions appelées et des charges déjà connues, et le relevé de charges de la copropriété dès qu'il est arrêté. Le locataire ne doit pas payer deux fois ni ne rien payer parce que deux gestionnaires se sont succédé.

La date de révision

Le bail prévoit une date et un trimestre de référence pour la révision du loyer. L'agence l'appliquait, ou l'oubliait. Notez la date : la révision se demande dans l'année qui suit, et une année oubliée est perdue.

Le bail continue, tel qu'il est

Vous remplacez le mandataire, pas le contrat. Le loyer, les charges, la date de révision, l'échéance du bail, la clause de solidarité, le dépôt de garantie restent ce qu'ils sont. Vous ne pouvez pas profiter de la reprise pour augmenter le loyer, changer la date de paiement ou demander un nouveau dépôt. Ce que vous reprenez, c'est le rôle de l'agence : encaisser, quittancer, réviser à la date prévue, régulariser les charges, répondre aux demandes de réparation, et préparer la sortie le jour venu.

Si l'agence tarde

Un compte rendu qui n'arrive pas, un dépôt de garantie qui reste chez l'agence, un dossier incomplet : la première réponse est une mise en demeure en recommandé, avec la liste de ce que vous attendez et un délai de quinze jours. Le mandataire est tenu de rendre compte, et un professionnel de l'immobilier qui détient des fonds a une garantie financière obligatoire, que vous pouvez appeler s'il ne restitue pas. Le juge vient après. La commission départementale de conciliation ne traite pas ce litige : elle est faite pour le bailleur et le locataire, pas pour un mandant et son mandataire.

Les 48 premières heures

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   Réceptionnez le dossier contre une liste

   Le bail et ses annexes, l'état des lieux d'entrée, le dossier du locataire et de la caution, les diagnostics, l'historique des paiements, les clés, les factures de travaux. Ce qui manque est demandé par écrit le jour même.

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   Vérifiez le compte rendu final

   Le dernier loyer, les honoraires, le dépôt de garantie, les provisions sur charges. Un écart se signale par écrit avant d'accepter le virement.

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   Écrivez au locataire

   La date de reprise, le compte à créditer, votre adresse, et ce qui ne change pas. Avant la prochaine échéance.

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   Relisez l'assurance

   La garantie loyers impayés de l'agence s'arrête avec le mandat. Décidez ce que vous faites avant le premier loyer que vous encaissez.

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   Posez les dates

   La date de révision et son trimestre de référence, l'échéance du bail, l'arrêté des comptes de la copropriété pour la régularisation des charges, les échéances des contrats d'entretien.